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时间表取整:避免责任的最佳做法

2018年8月1日

时间表取整:避免责任的最佳做法
保罗·克雷默

保罗·克雷默

合规总监

时间表“四舍五入”是将员工时间调整为最接近设定增量的做法。例如,如果员工在9:05或8:57上班,则雇主的四舍五入规则可能会将其视为上午9:00开始,尽管根据《联邦公平劳工标准法》(FLSA),四舍五入时间通常是可以接受的),劳工部(DOL)提醒雇主,这种做法只有在平均计算出所有工作时间都应向雇员支付合理费用的情况下才是合法的。由于四舍五入会给雇主带来合规风险,因此应遵循以下六种最佳做法,以避免与四舍五入工人时间条目相关的危害。

确定舍入是否有目的。

不信任的员工通常认为四舍五入是雇主用欺骗手段骗取工资,许多雇主由于四舍五入的做法而面临昂贵的诉讼。因此,在实施四舍五入计划之前,雇主应询问为什么要这样做。它是出于合法目的还是仅仅因为一直以来就完成了?四舍五入开始是一种使雇主更容易计算工资单并在开始或结束轮班时给予雇员宽限期的方法。现在,借助自动的考勤系统,可以将时间快速地精确到秒,因此,舍入不再需要。

公平对待员工。

关于时间舍入,要记住的最重要规则是必须将其公平地应用于员工。雇主不能使用四舍五入作为一条总是朝着自己有利的方向向下舍入的单向街道。时间舍入系统必须以至少对雇员和雇主同样有利的方式运作。

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四舍五入到不超过最近的15分钟。

根据FLSA规定,如果四舍五入至“最接近的5分钟,或最接近的十分之一或四分之一小时”,则可以接受四舍五入。舍入到更大的时间增量(例如20或30分钟)会违反FLSA。此外,如果您的计时惯例在法庭上受到质疑,那么四舍五入到最接近的五分钟将减少潜在的责任,因为争执的时间更少。

不要四舍五入无偿的用餐时间。

FLSA和一些州制定了用餐休息法,允许在适当的用餐时间(例如20到30分钟)内无薪用餐时间,并且员工在整个休息期间可以免除所有职务。但是,如果您将无薪用餐时间四舍五入到最接近的增量,则DOL和州调查员可能会质疑您的员工是否休了整个无薪用餐休息时间,这可能导致联邦法律和州法律承担责任。

时间表四舍五入

建议员工跟踪所有工作活动。

FLSA要求非豁免雇员在所有工作时间都应获得报酬。这包括“全天候”工作以及启动和关闭活动,例如打开或关闭执行某项工作所需的设备。无论您使用哪种计时系​​统(四舍五入或实际的计时系统),均应确保员工准确记录所有时间。否则,可能会导致无偿工作时间承担大量责任和罚款。

定期审核您的四舍五入方法。

即使您的四舍五入做法对员工而言是中立的或有利的,也应定期对其进行审核,以确保其继续发挥这种作用。每年一次的审计就足够了。

如果四舍五入,请小心。

您是否向非豁免雇员支付确切的工作时间,还是将他们的开始和结束时间四舍五入到最接近的增量?如果四舍五入,请小心。尽管根据FLSA,四舍五入雇员时间条目是合法的,但雇主必须确保其系统不受偏见,并且确保雇员在所有工作时间内均获得报酬。另外,别忘了查看您的州法规,因为它们可能会为雇主引入不同的计时限制。

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