FMLA记录保存：常见的合规领域

当员工要求FMLA休假时，大多数雇主会认真地关注合规性方面的更为明显的方面，例如员工资格，休假的合格原因以及可休假的时间。但是，雇主通常忽略了鲜为人知的合规要求，即关于其FMLA义务的记录，保持和保存记录。然而，如果未能保持足够的记录，雇主可能会被劳工部（DOL）拒之门外，并使他们陷入代价高昂的诉讼的错误方面。但是雇主需要保留哪些记录？这是雇主为遵守FMLA必须保留的记录和信息的简要摘要。

基本工资单和识别员工数据。

这包括员工的姓名，地址，职业，薪资水平，薪酬条款，每个工资期的每日和每周工作时间，工资的增加或减少以及总薪酬。

FMLA休假的日期。

时间记录和书面请假可以确定何时休FMLA假。休假必须在记录中指定为FMLA休假，但不得包括州法律或不符合FMLA资格的雇主计划要求的休假。

短期请假时间。

如果休假的时间间隔少于一整天，则必须记录休假时间，例如间歇休假。

书面通知。

这包括雇主收到的要求FMLA休假的所有书面通知的副本，以及雇主根据FMLA要求向员工发出的通知。这些副本可以保存在员工人事档案中。

福利和政策。

描述员工福利，政策和有关带薪和无薪休假的做法的任何书面和电子记录。

保费付款。

描述员工福利，政策和有关带薪和无薪休假的做法的任何书面和电子记录。

纠纷。

与合格员工有关将休假指定为FMLA休假的任何记录，包括雇主或雇员关于指定原因和异议的书面声明。

免除员工时间记录。

时间记录显示获豁免的员工在12个月内工作少于1,250小时，如果由于这个原因而被拒绝请假的话。

病历。

为FMLA目的而创建的员工或其家人的证明，重新认证，病历以及相关文档。这些记录应与员工人事档案分开保存，以保持机密性。

定期进行合规性审核。

尽管没有特殊的命令或记录形式，但雇主必须将这些记录保存至少三年。必须根据要求将记录提交给DOL进行检查，复制和转录，但FMLA第29 C.F.R条§825.500限制了DOL要求雇主在任何12个月内多次提交记录的权限，除非他们有理由相信发生了违反FMLA的行为或正在调查投诉。如果您收到DOL的文件要求，请联系法律顾问，以确保您正确保存了适当的记录。更妙的是，定期进行合规性审核以确定您的组织是否符合FMLA记录保存要求。