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FMLA记录保存:常见的合规领域

2018年9月3日

FMLA记录保存:常见的合规领域
保罗·克雷默

保罗·克雷默

合规总监

当员工要求FMLA休假时,大多数雇主会认真地关注合规性方面的更为明显的方面,例如员工资格,休假的合格原因以及可休假的时间。但是,雇主通常忽略了鲜为人知的合规要求,即关于其FMLA义务的记录,保持和保存记录。然而,如果未能保持足够的记录,雇主可能会被劳工部(DOL)拒之门外,并使他们陷入代价高昂的诉讼的错误方面。但是雇主需要保留哪些记录?这是雇主为遵守FMLA必须保留的记录和信息的简要摘要。

基本工资单和识别员工数据。

这包括员工的姓名,地址,职业,薪资水平,薪酬条款,每个工资期的每日和每周工作时间,工资的增加或减少以及总薪酬。

FMLA休假的日期。

时间记录和书面请假可以确定何时休FMLA假。休假必须在记录中指定为FMLA休假,但不得包括州法律或不符合FMLA资格的雇主计划要求的休假。

短期请假时间。

如果休假的时间间隔少于一整天,则必须记录休假时间,例如间歇休假。

数字化合规流程以降低风险

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书面通知。

这包括雇主收到的要求FMLA休假的所有书面通知的副本,以及雇主根据FMLA要求向员工发出的通知。这些副本可以保存在员工人事档案中。

福利和政策。

描述员工福利,政策和有关带薪和无薪休假的做法的任何书面和电子记录。

保费付款。

描述员工福利,政策和有关带薪和无薪休假的做法的任何书面和电子记录。

FMLA记录保存

纠纷。

与合格员工有关将休假指定为FMLA休假的任何记录,包括雇主或雇员关于指定原因和异议的书面声明。

免除员工时间记录。

时间记录显示获豁免的员工在12个月内工作少于1,250小时,如果由于这个原因而被拒绝请假的话。

病历。

为FMLA目的而创建的员工或其家人的证明,重新认证,病历以及相关文档。这些记录应与员工人事档案分开保存,以保持机密性。

定期进行合规性审核。

尽管没有特殊的命令或记录形式,但雇主必须将这些记录保存至少三年。必须根据要求将记录提交给DOL进行检查,复制和转录,但FMLA第29 C.F.R条§825.500限制了DOL要求雇主在任何12个月内多次提交记录的权限,除非他们有理由相信发生了违反FMLA的行为或正在调查投诉。如果您收到DOL的文件要求,请联系法律顾问,以确保您正确保存了适当的记录。更妙的是,定期进行合规性审核以确定您的组织是否符合FMLA记录保存要求。

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